2021_GR_00110 - Evenementenloket - Uniform huurreglement zaalverhuur en aanpassing huurtarieven - Goedkeuring

1. Er werd een voorstel uitgewerkt voor herziening van de huurprijzen. 

Basisprincipes die hierbij werden gehanteerd: 

• Vereenvoudiging, herleiding naar 4 basiscategorieën. 
• Gemiddelde gezocht tussen verschillende categorieën en waar mogelijk ook vergelijking gemaakt met andere gelijkaardige zaalprijzen, plus rekening houdend met de kosten/baten per zaal (overzichtscijfers financiële dienst in bijlage).
• Jaarlijkse indexering voorzien op basis van de consumptieprijzenindex (opgenomen in huurreglement). 
• Poetsvergoeding telkens inbegrepen alsook vergoeding voor de dagen huur voor/na (voorbereidingen zaal en/of opruim).
• Voor sport: enkel cijfermatige aanpassing voor categorie C (Asserse verenigingen niet aangesloten bij raden).

Het voorstel werd afgetoetst bij de betrokken diensten (nl. op de impact voor verhuurders en inkomsten uit zaalverhuur) alsook bij de adviesraden en er werd met hun opmerkingen rekening gehouden. 

2. Verder werd een uniform huurreglement uitgewerkt, dat als basis kan dienen voor zaalverhuur voor alle vrijetijdslocaties. Het zaalverhuur in de sporthal valt hier wel buiten, gelet op de specifieke aard ervan. Hiervoor werd een afzonderlijk reglement opgemaakt, wel zo goed mogelijk afgestemd op het algemene huurreglement. 

Principes:

• Vereenvoudigd en toegankelijk taalgebruik
• Uniformiteit in tarieven en gebruiksnormen
• Informatie over uitrusting van de zaal eruit gefilterd, wordt apart op de webpagina van de zaal vermeld (overzichtelijker)
• Indexatie huurprijzen opgenomen
• Tarief containers verwijderd owv onbruik in de praktijk 

Naar de toekomst toe zal eventueel een nieuwe aanbestedingsprocedure kunnen opgestart om te komen tot één drankenleverancier zodat ook hier uniformiteit kan komen in de prijzen. 

We zijn van oordeel dat de uniforme huurregels en het updaten/vereenvoudigen van de huurtarieven zal leiden tot een efficiëntere werking van het zaalverhuur, zeker met oog op de digitalisering via ticketgang. 

Wat werd er nog aangepast sinds agendering op de vorige gemeenteraad?

- De huurtarieven van de sporthal: categorie -18jaar vervangen door -19jaar

- De huurtarieven voor GSC, SAS en jeugdhuis: categorie B voorzien van een week/weekend tarief 

- Cat. B aangevuld met 'instanties waarmee de gemeente een samenwerkingsovereenkomst heeft' (zodat bv. plantrekkers, DOP, ... ook in de mogelijkheid zijn om een zaal te kunnen huren en aan een voordeliger tarief) 

- Vermelding in het reglement van de mogelijkheid voor het aanvragen van een verminderd tarief voor zaalverhuur: "organisaties of verenigingen kunnen een verminderd tarief aanvragen voor zaalverhuur indien het gaat om  een vorming, activiteit of evenement georganiseerd ten behoeve van het algemeen welzijn of het maatschappelijk belang, de volksgezondheid of het belang van kwetsbare doelgroepen en niet gericht op winstgevende activiteiten." Het verminderd tarief kan aangevraagd worden via mail aan de bevoegde gemeentelijke dienst. De dienst geeft advies aan het schepencollege, die de uiteindelijke beslissing neemt. 

- Vermelding van ingangsdatum nieuwe tarieven: nieuwe tarieven worden toegepast op nieuwe boekingen zaalverhuur vanaf 01/02/2022 voor zalen jeugd en cultuur. Voor de sportaccommodatie met ingang van het nieuwe seizoen.